Cuando se identifica algún proceso en situación crítica dentro de la organización, se recomienda trabajar bajo el concepto de Proyecto de Mejora, que incluye la evaluación del proceso en cuestión (evaluación estratégica de resultados históricos, tendencias de desempeño, fortalezas y debilidades, cultura organizacional, clima laboral, habilidades y competencias, entre otras), sesiones de trabajo en equipo, compromisos específicos de corto, mediano y largo plazo, planes de trabajo y una evaluación periódica del cumplimiento de los compromisos establecidos.
El responsable del proceso en cuestión selecciona al coordinador del proyecto, quién a su vez formará el equipo de trabajo, solicitará el apoyo y la autorización de la alta dirección, recopilará la información relevante, establecerá las fechas de realización, convocará a los participantes, conducirá las sesiones de trabajo en equipo, preparará las minutas y dará seguimiento a las actividades comprometidas.
El coordinador del proyecto solicitará a los directivos y a los otros integrantes del equipo de trabajo que respondan a las evaluaciones de cultura organizacional, clima laboral, factores de competitividad (fortalezas y debilidades), entre otras, las cuales son preparadas por el coordinador del proyecto para evaluar específicamente al proceso seleccionado. Los resultados de las evaluaciones deberán de estar disponibles con suficiente anticipación a la iniciación del Proyecto de Mejora, ya que dichas evaluaciones, específicamente la identificación de las principales debilidades de la organización, serán fundamentales para el establecimiento del plan de trabajo.
DEBILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
La duración de las sesiones de trabajo en equipo dependerá de la complejidad del proyecto, aunque en la mayoría de los casos se recomienda invertir, al menos, 2 o 3 días completos de trabajo en equipo. Las sesiones son de tiempo completo y deberá de buscarse una inmersión total de los participantes, sin distracciones que puedan afectar el rendimiento del equipo. En ocasiones deberá de considerarse el asignar horas extras de trabajo, para así asegurar que los objetivos del proyecto se cumplan cabalmente.
Al inicio de las sesiones de trabajo en equipo, el coordinador del proyecto realizará la presentación de los objetivos, los resultados de las evaluaciones aplicadas, así como las bases de la metodología que será utilizada durante el proyecto.
Con base al análisis de las debilidades del proceso en cuestión, el equipo establecerá las áreas de oportunidad sobre las cuales se trabajará, agrupando los parámetros calificados como “DEBILIDADES” en grandes temas, que no deberán exceder de 10 categorías.
Los temas seleccionados se califican de acuerdo con su importancia y complejidad, con el fin de establecer una secuencia tentativa de atención y trabajo. Sobre estos grandes temas se trabajará durante todo el tiempo asignado para sesiones de trabajo en equipo.
El equipo decidirá la secuencia de trabajo, aplicando su propio criterio sobre los resultados del análisis de importancia-complejidad. Sin embargo, por cuestiones de eficiencia, se recomienda trabajar de forma prioritaria sobre los temas de mayor importancia y trabajar sobre los temas más complejos cuando el grupo se encuentre en sus máximos niveles de concentración y energía, normalmente durante los primeros días de trabajo en equipo, durante las sesiones matutinas o alternando la secuencia dependiendo de cómo se encuentre el ánimo del equipo en ese momento en particular.
ANÁLISIS IMPORTANCIA-COMPLEJIDAD
Al concluir las sesiones de trabajo en equipo, el coordinador del proyecto revisará y confirmará los compromisos establecidos por cada uno de los participantes, a los cuales se les dará seguimiento en reuniones periódicas, con una frecuencia a determinarse con base al tiempo requerido para completar las actividades establecidas. Una vez que todas las actividades comprometidas hayan sido debidamente concluidas y aprobadas por el equipo de trabajo, el coordinador del proyecto dará por terminado el Proyecto de Mejora.
